Exercice financier
- L'exercice financier de l'Accord commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
Budget
- Préparation et adoption du budget:
- Un budget prévisionnel est préparé par le Secrétaire et est soumis à l'approbation de la réunion des Parties contractantes. Le budget prévisionnel est accompagné des comptes faisant apparaître le montant des crédits votés pour l'année en cours et est divisé, en fonction des postes, en chapitres;
- Le budget prévisionnel pour l'année suivante est diffusé par le Secrétaire auprès des Parties contractantes au moins 60 jours avant la date de la réunion au cours de laquelle le budget doit être voté. Il doit comprendre un projet d'état des contributions des Parties contractantes;
- La réunion des Parties contractantes vote le budget qui doit comprendre toutes les dépenses prévues et toutes les recettes estimées, de nature non spéculative, pour l'exercice financier auquel il se rapporte;
- Un état sommaire des dépenses budgétaires pour les trois années suivantes, ne constituant pas un engagement, doit être distribué à cette même occasion.
- Par les crédits dont elle convient pour l'exercice financier suivant, la réunion des Parties contractantes autorise le Secrétaire à engager des dépenses et à effectuer des paiements aux fins desquels les crédits ont été voté, ainsi que dans les limites des montants ainsi alloués, à moins qu'elle n'en décide autrement.
- Les crédits sont utilisables pour couvrir des dépenses engagées pendant l'exercice financier auquel ils se rapportent. Tout solde positif des recettes par rapport aux dépenses pour un exercice financier, qui pourrait ressortir de l'expertise des comptes à la fin de cet exercice financier, est transféré au Fonds Général.
- Des virements de crédits à l'intérieur d'un même chapitre du budget peuvent être effectués par le Secrétaire, qui doit en rendre compte à la réunion des Parties contractantes.
- En cas de besoin particulier, le Secrétaire peut, dans les limites du plafond du budget approuvé, procéder à des virements de crédits d'un chapitre à l'autre du budget, après avoir obtenu l'approbation de la Partie contractante exerçant la Présidence; il doit en rendre compte à la réunion des Parties contractantes.
- Dans les cas où les dépenses amenant le dépassement du plafond de l'ensemble du budget s'imposent, ou dans le cas d'une dépense non inscrite au budget, le Secrétaire exécutif consulte le Président de la Partie contractante exerçant la Présidence et met sur pied un budget supplémentaire. Le Secrétaire exécutif fait parvenir au chef de chacune des délégations un exemplaire de ce budget supplémentaire par téléfax et par la poste.
- Si la provision pour dépenses supplémentaires dans un tel budget supplémentaire ne dépasse pas le montant du solde créditeur du fonds de roulement à la date à laquelle le budget supplémentaire est expédié par téléfax aux chefs de délégation, le budget supplémentaire est considéré comme approuvé par les Parties contractantes trois semaines après cette date, ceci à moins qu'avant la clôture de ladite journée, une ou plusieurs Parties contractantes n'aient avisé le Secrétaire exécutif qu'elles ne peuvent l'approuver. Si cette notification est ultérieurement retirée, le budget est considéré comme approuvé le jour du dernier retrait de cette notification. Dans les autres cas, les modalités d'adoption de tout budget supplémentaire sont les mêmes que celles d'un budget ordinaire.
- Si, au 1er décembre d'une année quelconque, le budget de l'année suivante n'a pas encore été voté, le Secrétaire est autorisé, en attendant le vote du budget, à recouvrir les contributions et à engager des dépenses à concurrence de 25 % des contributions et des chapitres du budget prévus au titre de l'année en cours.
Constitution des Fonds
- Chaque Partie contractante prend à sa charge les dépenses de ses délégués.
- Chaque Partie contractante contribue aux dépenses annuelles de l'Accord, conformément à l'Article 15(2) de l'Accord.
- L'Accord de Bonn revoit de temps en temps sa contribution au budget des dépenses de personnel de la Commission OSPAR, après consultation du Président de la Commission OSPAR.
- Dès que la réunion des Parties contractantes a voté le budget pour un exercice financier, le Secrétaire en adresse un exemplaire à toutes les Parties contractantes en notifiant à ces dernières le montant de leur contribution annuelle correspondant au dit exercice financier. Les contributions au budget sont exigibles dans la monnaie du pays dans lequel le Secrétariat a son siège dans les trente jours qui suivent la réception des informations reçues du Secrétaire ou le premier jour où, au cours de l'exercice financier, les banques du pays dans lequel le Secrétariat a son siège sont ouvertes, la dernière de ces dates faisant foi. Les contributions seront reçu par le Secrétariat le 15 février au plus tard de l'exercice financier.
- Les Parties contractantes prennent à leur charge les frais bancaires suscités par le transfert des fonds.
- Les nouvelles Parties contractantes dont l'adhésion prend effet au cours des six premiers mois d'une année quelconque versent la totalité du montant de la contribution annuelle. Les nouvelles Parties contractantes dont l'adhésion prend effet au cours des six derniers mois d'une année quelconque versent la moitié de la contribution annuelle. La contribution doit être versée dans un délai de quatre-vingt-dix jours à compter du dépôt de l'instrument d'adhésion auprès du Gouvernement dépositaire.
- Excepté dans le cas des contributions ou des dettes des Parties contractantes, toute dette recouvrable par l'Accord est passée en pertes et profits au plus tard au cours de la troisième année suivant l'année pendant laquelle la dette est échue.
- La réunion des Parties Contractantes considère, avant d'approuver le budget d'une année quelle qu'elle soit, les mesures à prendre eu égard à toute contribution ou dette due par l'une quelconque des Parties contractantes.
Fonds
- Il est établi un fonds général où sont accumulés tous les excédents des recettes par rapport aux dépenses jusqu'à ce que ces excédents soient déboursés conformément à une décision de la réunion des Parties contractantes.
- Tout excédent de liquidités dans le Fonds Général, qui ressortirait de l'expertise des comptes, servira à couvrir les contributions des Parties contractantes de l'exercice financier suivant, sauf si la réunion des Parties contractantes en décide autrement.
- Il est établi un fonds de roulement de manière à constituer une réserve pour les situations d'urgence. Le montant du fonds de roulement sera limité à 10% du montant des dépenses brutes estimées. Ce fonds est maintenu au niveau approprié par des contributions budgétaires.
Etat des comptes
- Le Secrétaire :
- tient une comptabilité en bonne et due forme et assure un contrôle financier efficace;
- veille à ce que tous les paiements soient effectués sur la base des pièces justificatives et d'autres documents établissant que les services ou marchandises ont bien été reçus et n'ont pas été réglés auparavant.
- Le Secrétaire prépare un état des comptes à la fin de chaque exercice financier. Ledit état fait apparaître les recettes de l'Accord et, dans des rubriques séparées, les dépenses; il donne également toutes informations qui peuvent être de nature à renseigner sur la situation financière de l'Accord à l'époque considérée. Le Secrétaire joint en annexe à l'état des comptes de chaque exercice financier un mémorandum explicatif.
- Dans l'exercice de ses fonctions en matière financière, le Secrétaire tient dûment compte des directives jointes en
appendice 1.
Vérification extérieure des comptes
- Un Commissaire aux comptes est nommé par la réunion des Parties contractantes.
- Dans l'exercice de ses fonctions, le Commissaire aux comptes tient dûment compte des directives jointes en
appendice 2.
- Le Commissaire aux comptes dresse un rapport sur les comptes certifiés exacts et sur toutes questions sur lesquelles la réunion des Parties contractantes peut éventuellement lui donner des directives.
- Le Secrétaire présente les comptes définitifs au Commissaire aux comptes, au plus tard le 31 mars suivant la fin de l'exercice financier auquel les comptes se rapportent et le Commissaire aux comptes présente son rapport le 30 avril au plus tard à compter de la fin de l'exercice financier considéré. Au cours de sa réunion suivante, la réunion des Parties contractantes décide s'il y a lieu de donner quitus au Secrétaire en ce qui concerne l'exécution du budget.
Décisions entraînant des dépenses
- La réunion des Parties contractantes ne prend aucune décision entraînant des dépenses sans avoir été saisie d'un rapport du Secrétaire sur les incidences administratives et financières de la proposition.
- Lorsque le Secrétaire estime qu'il n'est pas possible d'imputer sur les crédits ouverts les dépenses envisagées, celles-ci ne peuvent être engagées avant que la réunion des Parties contractantes n'ait voté les crédits nécessaires conformément aux §§ 2-6 du présent Règlement.
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