Généralités La réunion des Parties contractantes à l'Accord de Bonn a pour mission de prendre toutes les décisions nécessaires à l'accomplissement des objectifs de l'Accord de Bonn et en particulier: de veiller d'une manière générale à la mise en oeuvre du présent Accord; d'examiner régulièrement l'efficacité des mesures prises en vertu du présent Accord; d'exercer toutes autres fonctions qui pourraient être nécessaires conformément aux dispositions du présent Accord. Réunions des Parties contractantes et de leurs organes subsidiaires Les réunions ordinaires des Parties contractantes ont lieu à intervalles réguliers, en général une fois par an, sur convocation du Secrétaire en liaison avec la Partie contractante exerçant la Présidence et en collaboration avec la Partie contractante responsable de l'organisation de la réunion. Cette dernière responsabilité échoit à chaque Partie contractante dans l'ordre alphabétique en langue anglaise. La date et le lieu desdites réunions sont fixés, dans la mesure du possible, lors de la réunion précédente, ou par échange de correspondance entre la Partie contractante responsable de l'organisation et les autres Parties contractantes. Les réunions extraordinaires ne pourront être convoquées par la Partie contractante exerçant la Présidence, qu'à la demande de trois délégations au moins. Chaque Partie contractante nomme un Chef de délégation et, pour chaque réunion, autant d'autres délégués qu'elle le juge opportun. Chacune des Parties contractantes indiquera au Secrétaire, si possible 14 jours avant toute réunion ordinaire, le nombre et les noms de ses délégués. Un nombre de délégations présentes représentant au moins les deux tiers des Parties contractantes constitue le quorum nécessaire lors des réunions ordinaires et extraordinaires. Pour les réunions ordinaires des Parties contractantes le Secrétaire, en accord avec la Partie contractante exerçant la Présidence, diffuse un avant-projet d'ordre du jour au moins deux mois avant la date de la réunion. Toute Partie contractante peut, au moins cinq semaines avant la date de la réunion, demander l'inscription au projet d'ordre du jour des questions qu'elle souhaite voir étudier, en joignant si possible un mémorandum explicatif. Le projet d'ordre du jour est envoyé à toutes les Parties contractantes au moins un mois avant la date de la réunion. Le projet d'ordre du jour est adopté au début de la réunion. Des questions peuvent être ajoutées à l'ordre du jour sur accord unanime de toutes les Parties contractantes présentes, mais ne peuvent faire l'objet de décisions que si toutes les Parties contractantes sont représentées. Il est créé un groupe de travail sur les questions opérationnelles, techniques et scientifiques (OTSOPA). La réunion des Parties contractantes mettra en place tous les ans un programme de travail pour ce groupe, en excluant: a.       toute question qui selon l’Accord de Bonn (autre que celles qui figurent dans l’article 14(c)) ou le règlement intérieur (autre que celles qui figurent dans la règle 2(c)) fait l’objet d’une décision de la part de la réunion des Parties contractantes; b.       toute question qui implique une modification au budget de l’Accord de Bonn; et c.       tout élément du programme de travail d’OTSOPA qui comporte une question qui fera l’objet d’une étude ultérieure par la réunion des Parties contractantes (ce qui ne devrait se produire qu’exceptionnellement). OTSOPA sera autorisé à approuver des mesures relatives à des éléments du programme de travail au nom de la réunion des Parties contractantes, à condition que les deux tiers au moins des Parties contractantes soient représentées à OTSOPA. Cette approbation sera donnée par consensus conformément à la règle 20. La réunion des Parties contractantes peut constituer tel ou tel groupe de travail et le charger d'émettre un avis sur les sujets sortant de la compétence du groupe OTSOPA, tels que les sujets juridiques, et, d'une façon générale, d'accomplir toute tâche requise par les Parties contractantes. Les réunions des Parties contractantes et des groupes de travail ont lieu à huis clos, sauf si la réunion des Parties contractantes, en l'absence d'objection d'une Partie contractante, en décide autrement. Présidence Les Parties contractantes élisent l'une d'entre elles à la Présidence; à cet effet, il est tenu compte d'une rotation entre les Parties contractantes, normalement par ordre alphabétique en anglais. Une Partie contractante dont le tour est venu d'être élue à la Présidence peut se réserver le droit de décliner son élection. La Partie contractante exerçant la Présidence fait connaître en temps voulu aux autres Parties contractantes le nom de la personne qui exercera effectivement la Présidence. Dans son rôle de Président de la réunion des Parties contractantes, le Président agit avec impartialité et non en tant que membre d'une délégation. La Partie contractante concernée exerce la Présidence pendant une période de deux années. La Partie contractante exerçant la Présidence de la réunion des Parties contractantes a pour attributions de diriger les réunions de cette assemblée et d'exercer toutes les attributions que lui sont confiées par la réunion des Parties contractantes. En outre, cette Partie contractante partage, avec les autres Parties contractantes, la tâche de prendre des initiatives et de soumettre à la réunion des Parties contractantes des propositions susceptibles de contribuer au bon fonctionnement des règles de l'Accord. Secrétariat Les fonctions de secrétariat requises par la réunion des Parties contractantes seront remplies par le Secrétariat de la Commission d'OSPAR laquelle est son employeur. Le Secrétaire exécutif d'OSPAR remplissant certaines des fonctions énoncées dans les présents règlements intérieur et financier, il en rend compte à la réunion des Parties contractantes. Par "Secrétariat" et "Secrétaire" l'on entend dans le présent règlement le Secrétariat et le Secrétaire exécutif de la Commission OSPAR. Le Secrétaire est responsable par devant la réunion des Parties contractantes de la préparation des budgets et du calcul des contributions, ainsi que des recettes et dépenses de l'Accord pour tout exercice au titre duquel elle doit lui donner quitus. Il agit en qualité de Secrétaire lors des réunions des Parties contractantes et s'acquitte de toute autre mission qui peut lui être confiée par la réunion des Parties contractantes ou par la Partie contractante exerçant la Présidence. Pour les réunions du groupe de travail chargé des questions opérationnelles, techniques et scientifiques concernant les opérations de lutte contre la pollution (OTSOPA) de l'Accord de Bonn, le Secrétariat a pour responsabilité de rassembler et de diffuser les informations et les documents, ainsi que de rédiger les comptes rendus des réunions avec l'assistance du Président du Groupe de travail en tant que de besoin. Si des groupes de travail ad hoc sont considérés comme nécessaires, en sus du groupe OTSOPA, ceux-ci accomplissent leur travaux sans l'assistance du Secrétaire ou du Secrétariat. Lorsqu'elle décide de créer un nouveau groupe de travail ad hoc, la réunion des Parties contractantes tient dûment compte des dispositions nécessaires à la mise en place d'une assistance secrétariat adéquate lors des réunions dudit groupe. Le vote Chacune des Parties contractantes a droit à une voix à la réunion des Parties contractantes, sous réserve des dispositions de l'Article 13 de l'Accord. Les décisions des Parties contractantes sont prises par consensus des Parties contractantes présentes et votant sauf lorsque l'Accord de Bonn ou le présent règlement prescrivent d'autres procédures. Les délégations qui s'abstiennent de voter sont considérées comme n'ayant pas voté. Les décisions relevant de l'Article 2.(c) du Règlement financier sont prises à l'unanimité des voix des délégations présentes et votant à la réunion. Dans des cas exceptionnels il peut être procédé, sur proposition du Président, à un vote écrit entre les réunions. Documents Tous les documents de l’Accord de Bonn et de ses organes subsidiaires (y compris les comptes rendus) sont mis par le Secrétariat à la disposition de quiconque en fait la demande (contre paiement, le cas échéant, des frais de préparation), ceci à l’exception des documents dont leurs auteurs, l’Accord de Bonn ou ses organes subsidiaires considèrent qu’ils ne doivent pas être rendus publics, tels que les projets de rapports, lesquels pourraient être trompeurs, et les documents portant sur des questions telles que le budget, le personnel, les contrats et autres questions analogues d’administration. Dans le cas des documents dressés par le Secrétariat, le Secrétaire exerce la discrétion propre à l’auteur jusqu’à ce que le document soit soumis à l’Accord ou à l’organe subsidiaire auquel il est destiné. Si le Secrétaire décide qu’il n’y a pas lieu de mettre un tel document à disposition, l’organe auquel il a été soumis peut modifier cette décision après avoir étudié le document. Les documents qui ne peuvent être rendus publics porteront la mention “DIFFUSION RESTREINTE” et une note en bas de page: “L’Accord de Bonn a décidé que, sauf indication contraire, tous leurs documents seraient rendus publics. Les documents portant la mention “DIFFUSION RESTREINTE” ne devraient pas être rendus publics”. Tous les documents soumis aux délibérations ou pour information de l’Accord de Bonn et de ses organes subsidiaires doivent parvenir au Secrétariat au moins quinze jours ouvrables avant l’ouverture de la réunion. Les documents reçus après cette date limite sont diffusés comme documents tardifs signalés par la lettre “L” (late) et ne sont débattus que si la réunion des Parties contractantes ou l’organe subsidiaire en décide à l’unanimité. Les documents dressés par le Secrétariat et non diffusés au moins dix jours ouvrables avant l’ouverture de la réunion sont signalés par la lettre “L”, et pourront en tout cas être débattus. Les comptes rendus verbaux des réunions tenues dans le cadre de l’Accord ainsi que les propositions et recommandations sont communiqués immédiatement par le Secrétaire à toutes les Parties contractantes. La distribution des documents sera faite de la manière suivante : a.       placer les documents sur le site web de l’Accord de Bonn ; b.       prévenir directement le point de contact de chaque Partie contractante et de chaque observateur que les documents ont été téléchargés. S’il n’est pas possible de distribuer un document électroniquement, le Secrétariat l’enverra par la poste à chacune des Parties contractantes et chaque observateur. Langues Les langues officielles de la réunion des Parties contractantes sont l'anglais et le français. La Partie contractante qui désire employer une autre langue a le droit de le faire si elle prend à sa charge les frais de traduction et/ou d'interprétariat dans les langues officielles. Les réunions des organes subsidiaires ne se tiennent qu'en langue anglaise. Une Partie contractante souhaitant employer une autre langue en a le droit sous réserve de prendre à sa charge les frais de traduction et/ou d'interprétariat en anglais. Les comptes rendus des réunions des Parties contractantes et des réunions du groupe OTSOPA sont mis à disposition en anglais et en français. Observateurs La réunion des Parties contractantes peut accorder le statut d'observateur permanent à des Etats ou à des organisations internationales intergouvernementales.Ce statut ne s'applique qu'aux réunions des Parties contractantes. La réunion des Parties contractantes peut également accorder le statut d'observateur permanent à des Etats ou à des organisations internationales intergouvernementales aux réunions du groupe de travail OTSOPA. La participation d'un observateur occasionnel d'un état ou d'une organisation internationale intergouvernementale à une réunion des Parties contractantes ou du groupe de travail OTSOPA est soumise à l'approbation de tous les Chefs de délégation, dont le Secrétaire cherche à obtenir l'avis dans chaque cas. Si aucune objection n'est faite, la partie concernée est invitée à assister à la réunion. Une période de quinze jours au moins est allouée aux Chefs de délégation pour faire objection à la présence d'observateurs aux réunions des Parties contractantes ou du groupe de travail OTSOPA; l'absence de commentaire équivaut à une absence d'objections. La participation d'observateurs à des réunions d'autres groupes de travail, ou à certaines parties de ces réunions, est soumise à l'approbation de tous les Chefs de délégation, dont le Secrétariat cherche à obtenir l'avis dans chaque cas. Si aucune objection n'est émise, la partie concernée est invitée à assister à la réunion. Une période de quinze jours au moins est allouée aux Chefs de délégation pour faire objection à la présence d'observateurs à des réunions d'autres groupes de travail; l'absence de commentaire équivaut à une absence d'objection. A la réception de demandes faites par des organisations non gouvernementales en vue de leur participation à certaines réunions des Parties contractantes ou des groupes de travail, demandes limitées ou non à certains points de l'ordre du jour ou à l'ouverture de la réunion, le Secrétaire ou le Secrétariat cherche à obtenir l'avis des Chefs de délégation et n'accède à la demande que si aucune objection n'est émise. Les organisations non gouvernementales peuvent présenter des documents d'information à la réunion. Chacune des Parties contractantes ou chacun des Chefs de délégation à la réunion a le droit de demander aux observateurs de se retirer pour certains points de l'ordre du jour ou pendant la discussion d'un point particulier de l'ordre du jour. Au cours des réunions des Parties contractantes, les Parties peuvent également nommer des observateurs aux réunions d'autres organisations internationales. Divers Toute Partie contractante ayant plus de 12 mois de retard dans le versement des ses contributions ne peut être prise en considération pour être élue à la Présidence. La réunion des Parties contractantes décide des autres mesures à prendre vis-à-vis d'une Partie contractante en retard de plus de 12 mois dans le versement de ses contributions. Les dispositions financières de l'Accord sont exposées dans le Règlement financier ci-annexé de l'Accord de Bonn (y compris dans les appendices au dit règlement). La réunion des Parties contractantes a la faculté de nommer des membres du Secrétariat ou des délégués des Parties contractantes afin qu’ils la représentent à des réunions organisées par d’autres organisations internationales. Entre les réunions des Parties contractantes, la Partie contractante nommée à la présidence est habilitée à procéder à de telles nominations après avoir consulté les Chefs de délégations des Parties contractantes. Lorsqu’un tel représentant est susceptible de devoir faire état de points de vue au nom de l’Accord de Bonn, le Secrétariat fait en sorte que des directives convenues lui soient données. Le représentant observe ces directives. Le rôle d’un tel représentant est d’agir de lien de communication entre l’Accord de Bonn, ses Parties contractantes et les autres organismes internationaux. Il ne peut en aucun cas s’engager au nom de l’Accord de Bonn ou de ses Parties contractantes. Le présent Règlement, dont son annexe, peut être amendé à toute réunion des Parties contractantes, par un vote à l'unanimité. Les propositions d'amendement du présent Règlement sont diffusées auprès des Chefs de délégation au moins deux mois avant une réunion.

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